Contexte de la fonction
Propriété de la Fondation Mérieux, le Centre des Pensières a été conçu pour favoriser les échanges et le partage de connaissances pour faire avancer la santé dans le monde.
Le Centre accueille ainsi chaque année plus de 5000 acteurs de santé de tous les pays et de toutes les disciplines lors de formations et de conférences de pointe dans un cadre privilégié unique, propice aux échanges et à la réflexion.
Il est ouvert à toutes les organisations dans la santé ou d’intérêt général, associations et institutions qui partagent ses valeurs.
Le Centre est organisé autour de 5 services, qui travaillent en étroite collaboration :
- Accueil/Réception regroupant tous les services liés à l’accueil des clients à leur arrivée : préparation des rooming lists, gestion des arrivées et des départs, accompagnement des clients, mise en place quotidienne des salles de conférences, gestion des taxis et autres demandes spécifiques des clients.
- Organisation des Conférences regroupant tous les services liés à la gestion de la clientèle en amont et l’organisation d’un événement aux Pensières (gestion des plannings de réservation, réservations des salles et autres services associés, préparation de devis et facturation).
- Restauration regroupant tous les services liés à la restauration, de la préparation des repas au service en salle (petits déjeuners, pauses, déjeuners et dîners) en complément de l’activité Conférences.
- Housekeeping en charge de la propreté et l’entretien des 59 chambres et tous les espaces du Centre de conférences.
- Services Généraux en charge de la régie des salles de conférences & des prestations audio-visuelles ainsi que de la maintenance et de la surveillance du Centre.
Objectif général de la fonction
Le réceptionniste s’assure de l’accueil et du bon déroulé du séjour des visiteurs du Centre, et notamment des participants aux cours et conférences qui se tiennent aux Pensières tout au long de l’année.
Principales taches
A cette fin, le réceptionniste :
- prépare, en amont de l’arrivée de nos visiteurs, la logistique des évènements en coordination avec le service organisation des conférences.
- gère les arrivées, les départs, et oriente les clients tout au long de leur séjour.
- s’assure de la sécurité des biens et des personnes.
- effectue les tâches administratives et comptables liées à l’activité du service.
Expérience requise et diplômes / compétences et qualités attendues
- Diplôme : Bac +2 dans les métiers de l’accueil, de la réception, du tourisme ou de l’évènementiel
- Expérience en Hôtellerie exigée
- Parfaite maîtrise de l’anglais et du français – Une autre langue serait un plus
- Maîtrise de techniques de communication, du protocole et des codes de l’accueil en hôtellerie / restauration, des règles de sécurité des biens et des personnes
- Sens du service, du détail, forte capacité d’adaptation et de réactivité
- Esprit d’équipe, de collaboration
- Rigueur et capacités d’organisation, appétence pour les outils informatiques et la gestion administrative et comptable.
Traitement des données
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